Czy w związku z zawarciem umowy najmu wynajmujący ma jakieś obowiązki wynikające z RODO? Po wejściu w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych co miało miejsce w maju 2018 roku jest ciągle głośno o przetwarzaniu danych – szczególnie w kontekście niemałych kar. Stąd warto wiedzieć w jaki sposób wynajmujący powinien się zachować w związku z posiadaniem danych swoich najemców.
Najem prywatny:
Najem prywatny to taki rodzaj działalności, który nie przybiera formy działalności gospodarczej (nie jest prowadzony w sposób zorganizowany i ciągły). Do takiej sytuacji w mojej ocenie RODO w ogóle nie będzie miało zastosowania gdyż zgodnie z motywem 18 RODO nie ma ono zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez osobę fizyczną w ramach działalności czysto osobistej lub domowej, czyli bez związku z działalnością zawodową lub handlową. Za czysto osobistą formę działalności należy uznać bieżące zarządzanie majątkiem prywatnym, do którego zalicza się prowadzenie najmu prywatnego.
Należy mieć jednak na uwadze, że przy najmie problematyczne jest kto ma decydować o tym, czy w danej sytuacji mowa jest o najmie w ramach działalności gospodarczej, czy najmie prywatnym. Zasadniczo powinien być to sam najemca. Tymczasem praktyka organów podatkowych jest taka, że próbują one czasem narzucić działalność gospodarczą, w szczególności wynajmu kilku lub więcej nieruchomości i nie ma znaczenia czy wynajmujący ma zarejestrowaną działalność gospodarczą czy też nie.
Wobec tego typu przypadkach, gdy najem zostanie zakwalifikowany za wykonywany w ramach działalności gospodarczej – nie dość, że powstają problemy podatkowe, to automatycznie powstają problemy z przestrzeganiem RODO.
Wynajmujący są natomiast w patowej sytuacji. Gdy od początku (nawet profilaktycznie) uznają się za administratorów danych osobowych przy prowadzonym najmie prywatnym (i będą stosowali RODO), przyznają że ich działalność pozostaje w związku z działalnością gospodarczą. Strzał w kolano! Jeśli natomiast uznają że RODO ich nie obowiązuje, a organ podatkowy zdoła to skutecznie podważyć, wówczas automatycznie popada on w niezgodność z RODO.
Najem w ramach działalności gospodarczej:
Jeśli najem jest prowadzony w ramach działalności gospodarczej, wynajmujący będzie administratorem danych osobowych najemców i innych osób, których dane uzyska w związku z zawarciem umowy najmu.
Najważniejszym obowiązkiem wynikającym z RODO w tej sytuacji będzie konieczność przygotowania i przekazania tym osobom informacji o przetwarzaniu danych osobowych, czyli tzw. klauzuli RODO. Najwygodniej zawrzeć ją bezpośrednio w umowie lub jako załącznik do tej umowy. Jako podstawę prawną przetwarzania danych osobowych należy tutaj wskazać art. 6 ust 1 lit. b) RODO – a zatem dane osobowe będą przetwarzane przez wynajmującego, gdyż jest to konieczne do zawarcia i wykonania umowy. Nie jest natomiast wykluczone, że w konkretnych sytuacjach także inne podstawy prawne przetwarzania będzie można zastosować.
Drugim istotnym obowiązkiem jest należyta ochrona danych osobowych. Wynajmujący powinien w związku z tym zabezpieczyć umowy przed niepowołanym dostępem innych osób, nie przekazywać danych innym podmiotom (gdy nie ma ku temu przesłanek), korzystać z danych tylko do celów związanych z zawartą umową, a po upływie okresu retencji dane usunąć (w tym wypadku określonego przepisami o przedawnieniu oraz przepisami podatkowymi).
To oczywiście wyłącznie podstawowe obowiązki wynikające z RODO, które są nałożone na profesjonalnych wynajmujących. Niemniej warto o nich pamiętać bo drogi najemcy i wynajmującego potrafią się często rozejść, a napisać na wynajmującego skargę do Prezesa UODO o nieprzestrzeganiu przepisów RODO jest bardzo łatwo (w ramach nieczystej gry stron).
